Welkom bij Aetima.
Deze handleiding helpt u om het maximale uit de app te halen, van de eerste installatie tot het genereren van professionele urenoverzichten voor het zorgkantoor of de SVB.
Aetima is ontwikkeld met drie kernwaarden: Privacy, Betrouwbaarheid en Eenvoud. In tegenstelling tot veel andere apps worden uw gegevens nooit naar een centrale server verzonden. Alles wat u invoert, blijft op uw eigen toestel, beveiligd met bank-waardige versleuteling (AES-256).
2.1 De Eerste Keer Opstarten
Wanneer u de app voor het eerst opent, wordt u verwelkomd met een Disclaimer en een korte Welkomst-tour.
• Beveiliging instellen: We raden aan om direct bij de instellingen “Biometrische Vergrendeling” in te schakelen. Hiermee beveiligt u uw zorggegevens met uw vingerafdruk of gezichtsherkenning.
Aetima werkt met twee belangrijke groepen:
• Zorgverleners (Providers): De personen of organisaties die de zorg leveren.
• Zorgontvangers (Recipients): De personen die de zorg ontvangen (vaak uzelf of een familielid).
Het hart van de app is het bijhouden van de gewerkte uren.
Klik op de grote (+) knop rechtsonder. U kunt hier de volgende gegevens invullen:
• Datum & Tijd: Aankomst- en vertrektijd. De app berekent automatisch de pauzes.
• Contracturen: Werkt uw zorgverlener met vaste blokken? Vul dan de contracturen in voor een zuivere berekening op de PDF.
• Project/Type Zorg: Geef aan of het gaat om begeleiding, verpleging of huishoudelijke hulp.
• Reiskosten: Voer het aantal kilometers in. De app berekent dit direct door op basis van het ingestelde tarief per kilometer.
Heeft u vaak dezelfde zorgverlener op dezelfde tijden?
• Houd de (+) knop ingedrukt of klik erop om “Recente registraties” te zien. Met één klik kopieert u een eerdere dienst naar vandaag.
• In het cliëntenoverzicht kunt u Tijdblokken instellen voor zorgverleners die op vaste tijden komen.
Aetima helpt u voorkomen dat u aan het einde van het jaar budget tekortkomt.
Ga naar het tabblad Budget. Hier kunt u per zorgontvanger het jaarlijkse PGB-budget invoeren.
• Vaste Maandtarieven: Heeft u een zorgverlener met een vast maandbedrag? De app houdt hier rekening mee via de “Pro-rata” berekening.
• Reeds Uitgekeerd (Prepaid): Heeft u al betalingen gedaan buiten de app om? Voer dit in bij “Prepaid correcties” om uw saldo kloppend te maken.
Op het dashboard (Home) ziet u direct:
• Verbruikt: Wat er dit jaar al is opgesoupeerd (inclusief reiskosten en vaste lasten).
• Resterend: Wat er nog over is voor de rest van het jaar.
• Statuskleuren: Wordt de balk rood? Dan verbruikt u meer dan het budget toelaat.
Aan het einde van de maand wilt u de uren verantwoorden.
1. Ga naar het tabblad Maanden.
2. Selecteer de gewenste maand en klik op de zorgverlener.
3. Klik op de Download-knop (PDF).
4. Digitale Handtekening: In de instellingen kunt u een paraaf of handtekening zetten. Deze wordt automatisch onderaan de PDF geplaatst, klaar voor verzending naar de SVB of het zorgkantoor.
Uw gegevens worden op twee manieren beveiligd:
1. De database is versleuteld.
2. De back-up bestanden zijn versleuteld. Zelfs bij verlies van uw telefoon zijn uw gegevens zonder uw persoonlijke toegangscode niet te lezen door derden.
Omdat Aetima geen servers gebruikt, bent u zelf verantwoordelijk voor uw back-ups.
• Ga naar Instellingen > Back-up.
• Exporteer uw data naar een veilige plek (bijv. iCloud, Google Drive of een beveiligde e-mail).
• Stel een Back-up herinnering in (wekelijks of maandelijks) zodat u nooit data verliest.
V: Kan ik de app op meerdere apparaten tegelijk gebruiken?
A: Omdat Aetima lokaal werkt voor uw privacy, is er geen automatische cloud-synchronisatie. U kunt wel een back-up maken op toestel A en deze importeren op toestel B.
V: Hoe verander ik het uurtarief van een zorgverlener?
A: Ga naar het tabblad ‘Relaties’, selecteer de zorgverlener en pas het standaardtarief aan. Bestaande urenregistraties behouden hun oude tarief, nieuwe registraties gebruiken het nieuwe tarief.
V: Wat gebeurt er bij een nieuw jaar?
A: Aetima herkent automatisch de jaarwissel. Op 1 januari wordt uw ‘Gepland budget voor volgend jaar’ automatisch uw nieuwe jaarbudget.
